Time-to-Hire: Wettlauf gegen die Kosten
“Time-to-hire“ beschreibt die Zeit vom Entstehen einer Vakanz bis zur Besetzung der offenen Stelle. Für viele Unternehmen stellt diese Zeitspanne eine wichtige Kennzahl (KPI) dar. Zwei wesentliche Einflussfaktoren sind hierbei die Arbeitsmarktsituation in einer bestimmten Branche oder Region und die Effizienz der Recruiting-Prozesse im einstellenden Unternehmen. Unmittelbar und kurzfristig durch Unternehmen beeinflussbar ist in erster Linie die Effizienz und Professionalität der eigenen Recruiting-Prozesse. Je angespannter die Arbeitsmarktsituation desto entscheidender sind schnelle Reaktionszeiten und klare, nachvollziehbare Auswahl- und Entscheidungsprozesse.
Wie lange darf eine Stellenbesetzung dauern?
Den Ergebnissen verschiedener Befragungen zu folge liegt die durchschnittliche “Time-to-hire“ zwischen 2 bis 4 Monaten. Die Suche und Auswahl qualifizierter Fach- und Führungskräfte dauert teilweise wesentlich länger.
In einer von Xing E-Recruiting in Auftrag gegebenen Forsa-Studie wurden 200 Personalleiter aus Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern zum Thema “Time-to-hire“ befragt. Ca. 70% der Befragten gaben an, dass in den vergangenen fünf Jahren ein Anstieg der “Time-to-hire“ zu verzeichnen sei. Die restlichen 30% haben sogar mit einem „starken Anstieg“ der Besetzungszeit zu kämpfen. Über 70% der Befragten HR-Verantwortlichen gehen davon aus, dass sich dieser Trend fortsetzen und die “Time-to-hire“ weiter ansteigen wird. Weitaus wichtiger als der o.g. Zeitraum, in dem eine Position unbesetzt bleibt, ist für den einzelnen Bewerber jedoch das individuelle Erleben eines Auswahlverfahrens. Die Bewertung der persönlichen Erfahrungen nach der Einreichung der eigenen Bewerbung (Candidate Journey) ist insbesondere für Top-Kandidaten oftmals der entscheidende Faktor.
Was kann ich für Sie tun?
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Ihr Klaus Schlagheck
Was sind die Kosten?
Viele Unternehmen betrachten lediglich das Budget, dass für die Personalsuche benötigt wird. Diese Kosten entstehen durch die Schaltung von Stellenanzeigen auf Jobbörsen, Social-Media-Aktivitäten oder die Beauftragung von Personalberatern. Die Opportunitätskosten (= entgangener Nutzen, z.B. Umsatzeinbußen) infolge der einer längere Zeit unbesetzten Stelle dürften insbesondere bei den Schlüssel- und Engpassfunktionen im Unternehmen wesentlich höher ausfallen.
Was tun?
Um den steigenden Besetzungszeiten entgegenzuwirken und die Bewerbungsverfahren zu beschleunigen, hätten Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten. Ansprechpartner aus der Personal- und Fachabteilung müssten unkompliziert für interessierte Bewerber erreichbar sei. Ohne viel Aufwand könnten zeitnahe Erstinterviews per Telefon oder Video die Reaktionszeiten wesentlich verkürzen. Bei passend erscheinenden Kandidaten müsste es dann ohne nennenswerte Verzögerungen zur Entscheidungsfindung auf Basis eines ausführlichen Interviews und/oder Einzel-Assessments kommen.
Da dies jedoch offensichtlich für viele Unternehmen aufgrund Zeitmangel und der Auslastung der Entscheider in den Personal- und Fachabteilungen nicht möglich erscheint, verlieren Unternehmen durch -aus der Bewerberperspektive oftmals nicht nachvollziehbaren- langen Reaktionszeiten und Verzögerungen im Auswahl- und Entscheidungsprozess an Attraktivität. Aus dem Gefühl mangelnder Wertschätzung oder Verunsicherung über die Dauer des Auswahlprozesses entscheiden sich dann nicht selten die besten Kandidaten für einen Rückzug aus einem mitunter weit fortgeschrittenen, aber intransparent und zeitlich ausufernd erscheinenden Auswahlverfahren.
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Mehr InformationenEin guter Personalberater kann helfen!
Für einen guten Personalberater gehört es zum Kerngeschäft, den Weg für eine positive Candidate Journey zu bereiten. Außerdem sollte ein professionell vorgehender und branchenerfahrener Personalberater sehr gut in der Lage sein, auf Basis einer gründlich erarbeiteten Anforderungsanalyse passende Kandidaten zu identifizieren und eine begründete Vorauswahl hinsichtlich Fachkompetenz, Persönlichkeit und Motivation von empfohlenen Kandidaten zur Verfügung zu stellen. Der Mehrwert des Personalberaters liegt insbesondere in seiner Fähigkeit, die nicht aktiv suchenden Top-Kandidaten im Markt ausfindig zu machen, für die jeweils vakante Position zu begeistern und zum Einstieg in den Auswahlprozess zu motivieren. Die allein dafür notwendige Zeit und Expertise steht den Verantwortlichen in vielen Unternehmen nicht zur Verfügung.
Aufgabe des Personalberaters ist es darüber hinaus aber auch, den Auswahlprozess bis zu einem Vertragsabschluss im Sinne einer positiven Candidate Journey im Blick zu halten und bei Bedarf zu steuern oder zumindest zu beeinflussen. Nur dies führt zu einer wirklichen Entlastung der Entscheider in den Personal- und Fachabteilungen.
Die Beauftragung eines Personalberaters kann nicht nur Ressourcen und Nerven sparen, sondern kann die “Time-to-Hire“ sowie die damit einhergehenden Kosten erheblich reduzieren. Voraussetzung dafür ist ein beidseitiges Committment und die Bereitschaft ein echtes Vertrauensverhältnis zwischen Personalberater und Entscheidern im Unternehmen entstehen zu lassen.